Obwohl wir längst im digitalen Zeitalter angekommen sind und Cloud-Speicher sowie elektronische Dokumentenmanagementsysteme unseren Alltag bestimmen, haben Ordner und Mappen ihren Platz im Büro hartnäckig verteidigt. Warum? Weil manche Dokumente einfach haptisch greifbar bleiben müssen – sei es aus rechtlichen Gründen, wegen der besseren Übersicht oder schlichtweg aus Gewohnheit. Entscheidend für die schnelle Suche nach bestimmten Dokumenten ist das korrekte Ordner beschriften. Erfahre hier, wie du zukünftig viel Zeit im Büroalltag sparen kannst.
Zeitfresser Nummer 1: Die ewige Suche
Wer hätte gedacht, dass ein simpler Ordnerrücken über Erfolg oder Misserfolg im Büroalltag entscheiden kann? Tatsächlich sind es oft die kleinen Details, die den Unterschied zwischen einem chaotischen und einem effizienten Arbeitsplatz ausmachen. Und da steht das Beschriften der Ordner ganz weit oben auf der Liste der unterschätzten Tätigkeiten der Büroorganisation.
Kennst du das? Du suchst verzweifelt nach einem wichtigen Dokument und wanderst mit glasigem Blick vor endlosen Ordnerreihen auf und ab. Wenn du vor lauter Bäumen den Wald nicht siehst, solltest du zur Tat schreiten und deine Ordner einheitlich beschriften. Ein gut beschrifteter Ordner ist wie ein zuverlässiger Wegweiser – er führt dich schnell und sicher ans Ziel.
Ordner beschriften: Die 9 goldenen Regeln
Ja, auch beim Ordner beschriften gibt es Regeln, an die du dich halten solltest. Diese dienen dazu, dir die spätere Suche nach der Nadel im Dokumenten-Heuhaufen zu erleichtern.
Einheitlichkeit ist das A und O
Auf dem einen Ordner 🛒 steht die Projektnummer oben, auf dem anderen unten und beim dritten sogar in der Mitte. Lege einmal fest, wo welche Information stehen soll und bleibe auch dabei.
Das Wichtigste hervorheben
Jeder Ordner braucht die eine Information, die beim Suchen sofort ins Auge springt. Das kann ein Projektname, eine Kundennummer oder für den privaten Gebrauch die Stichworte Krankenkasse, Auto, Versicherungen etc. sein. Diese Information gehört prominent platziert und gerne auch optisch hervorgehoben.
Klartext statt Rätselraten
Der Ordnerrücken sollte sofort verraten, was drin steckt. „Projekt Müller – Rechnungen 2024“ ist deutlich hilfreicher als nur „Müller“.
Nummerierung schafft Ordnung
Bei mehreren Ordnern zu einem Thema ist eine logische Nummerierung unverzichtbar. Sie hilft nicht nur beim Auffinden, sondern auch beim korrekten Zurückstellen.
Eindeutigkeit vor Kreativität
„Sonstiges“, „Diverses“ oder „Verschiedenes“ sind die Feinde jeder guten Ablage. Sie sind wie schwarze Löcher im Büro – alles verschwindet darin, aber nichts kommt je wieder heraus. Sei beim Ordner beschriften konkret!
Ordner per Hand beschriften? Lieber nicht!
Auch wenn du eine schöne Handschrift hast, solltest du deine Ordner nicht per Hand beschriften. Je uneinheitlicher die Beschriftung ist, desto schwieriger fällt dir die Suche. Setze stattdessen auf Etiketten, die du am Computer generierst, ausdruckst und anschließend auf den Ordnerrücken klebst. So sind die Etiketten auch für andere gut leserlich.
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Farben als Orientierungshilfe
Verschieden farbige Ordner steigern die Wiedererkennung. Wähle beispielsweise rote Ordner für die Buchhaltung, blaue für Projekte und gelbe für Marketing – schon aus der Entfernung erkennst du, wo du nach bestimmten Dokumenten suchen musst.
Struktur im Inneren
Was nützt dir die beste Ordnung beim Beschriften der Ordner, wenn im Inneren Chaos herrscht? Achte darauf, auch das Ordnerinnere übersichtlich zu halten. Hierfür kannst du Trennregister 🛒 verwenden. Unterteile den Inhalt logisch und beschrifte die Register genauso sorgfältig wie den Ordnerrücken.
Häufigkeit bestimmt den Platz
Die Ordner, die du täglich brauchst, gehören in Griffweite. Archivmaterial kann gerne weiter weg stehen.
Übrigens: Ein breiter Aktenordner (80 mm) fasst etwa 600 Blätter, ein schmaler (55 mm) circa 350 Blätter. Diese Standards haben sich über Jahrzehnte bewährt und sind europaweit einheitlich. Praktisch, oder?
Das sorgfältige Ordner beschriften ist eine Investition in deine tägliche Effizienz und Gelassenheit. Denn nichts ist befriedigender, als ein gesuchtes Dokument sofort zu finden – und nichts nerviger, als es nicht zu finden. Nimm dir also die Zeit für eine ordentliche Beschriftung – Dank unserer Tipps weißt du jetzt, wie es geht!
Quelle: zeitblueten.com
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